日本企业的“文牍主义”

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日本企业的“文牍主义”

2006年10月17日　14:15　方芳　浏览次数：1746

　　［作者：王文元］　　所谓文牍主义，指谓空口无凭，事事都以文字为依据，无论什么指令或信息见字起效，无字无效。

　　日本企业普遍奉行文牍主义，事无巨细--大到会议决议、任免事项、上级指示，小到员工生日、员工父母的生日等--，都要“立字存照”。而且无论上级还是下级都坚决执行，绝不马虎。

　　我参观过总部位于东京大手町的日本最大的报业集团--《读卖新闻》，一进工作间，那场面让我惊呆了：工作间有两个篮球场那么大，开放办公（不像中国的公司大多分为一个个“单间”，两三个人或三四个人一个房间）。工作间里少说也有数十人同时在一起工作，环境略显嘈杂。我被加在头顶上蛛蛛网似的线路吸引住了，线路上还挂着许多小筒。我不禁问道，此为何物，为何而设？他们的回答很有意思，说小筒是信筒，是专为传递文牍的。由于每日的文牍量相当大，人工传递费时，故设此物。他们之间的交流很少用语言，绝大多数场合用文字。一个部门与另一个部门的交流使用“信筒”（也许这是日本所独有的）既快捷又方便。信筒大小比茶叶筒长些，工作中发生什么问题，需要问讯，或者要求对方确认等都要写在纸上，装入信筒，通过特制的线路传送给对方。有的信件传到对方那里之后，对方确认签名之后再返回，有时需要往返数次。看到他们熟练地把信筒推离划道，感到他们不是在工作，倒像是在进行某种游戏。

　　在日本访问期间，我曾与日本人打过交道，验证了他们的文牍主义。我为他们做了一些翻译工作，事情不大，却先后写了三个“文件”，以供他们入档。

　　我问过日本的一位“常务”（地位较高的管理层人员）为什么日本人钟情于文牍，他说，是为了减少麻烦，减少人际关系摩擦。有文字凭证在，许多纠葛就不必对薄公堂了。而且文字记录也是提升或表彰的依据，有这些硬证据不会产生任异议议。原来如此，我这才恍然大悟。

　　形成文字“大事记”，比凭记忆，凭口传既客观又公平。公平，对于日本人来说是很重要的。所以，日本的企业员工都能够认真记录，认真保存由文牍组成的企业档案。

　　说到保护企业档案，不能不提到二十世纪初发生在大阪、神户之间的“阪神大地震”。那是破坏性相当大的一次地震。地震发生在清晨五时许，人们正在沉睡。轰隆巨响打破了沉寂。被地震惊醒的日本企业员工意识到地震发生了之后，他们的举动不约而同，都是连衣服都来不及穿就往外跑。他们不是逃命或躲避余震，而是跑向自己公司，在倒塌的瓦砾中艰难地寻找档案，生怕档案被大火吞噬（地震极容易引发火灾）。有的人来不及找到工具，用手扒瓦砾，甚至流出了鲜血。当他们费尽千辛万苦挖出档案的时候，笑了。因为他们心里清楚，有档案在，企业就有希望东山再起（而失去档案必然导致人心涣散，企业就没有希望了）！要知道，这些挖档案的勇士们都是出于自愿，当他们抢救公司档案的时候，他们的亲人同样处于危险之中需要救援，在亲人与公司档案之间，他们毫不犹豫地选择了后者。这一方面反映了日本企业员工以企业为家的情怀，另一方面也反映出档案在日本人心中不可替代的位置。

　　在汉语中，“文牍主义”颇具贬义，对此日本人亦有所知，但他们硬是把它变成了十足的褒义词。(中华企业文化网）

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